Annexe D

Synchronisation

Au premier démarrage d’OmniFocus, l’application vous invite à configurer la synchronisation. La synchronisation est un élément important qui agit comme une couche supplémentaire de stockage de sauvegarde pour vos données et permet d’utiliser plusieurs fonctionnalités avancées de l’application comme la capture de courrier électronique. Si vous possédez OmniFocus pour iOS, la synchronisation vous connecte aux dernières modifications effectuées sur l’un ou l’autre de vos appareils.

Si vous envisagez d’effectuer une synchronisation, il est conseillé de le faire dans le cadre du processus de configuration de l’application, afin de garantir une transition en douceur entre les différentes versions et de bénéficier dès le départ de cette couche de sauvegarde supplémentaire. Si vous choisissez de configurer la synchronisation plus tard, les préférences qui vous sont présentées au lancement initial de l’application sont disponibles dans les préférences de synchronisation d’OmniFocus.

Cette annexe vous fournit des informations supplémentaires sur le processus de configuration de la synchronisation et décrit quelques-unes des technologies qui vous aident à protéger vos données.

Omni Sync Server

Si vous choisissez de configurer la synchronisation, l’option la plus simple pour vous est d’utiliser votre propre Omni Sync Server. Il s’agit d’une solution gratuite et fiable, bénéficiant du soutien professionnel de l’équipe d’assistance Omni qui s’occupe de la gestion des serveurs, afin que vos données soient toujours disponibles lorsque vous en avez le plus besoin.

Commencez par créer un compte Omni ici.

Autres options WebDAV

Omni Sync Server est une excellente solution pour la plupart des utilisateurs d’OmniFocus. Si vos besoins de synchronisation exigent que vos données soient entièrement conservées au sein d’un système que vous contrôlez, vous avez la possibilité de configurer un serveur WebDAV privé pour synchroniser vos données OmniFocus. Il peut s’agir d’un serveur de tierce partie (beaucoup de fournisseurs compétents en proposent) ou d’un serveur hébergé sur votre propre Mac.

Veuillez noter que si la confidentialité des données constitue votre principale préoccupation lors de la synchronisation, vous pouvez désactiver la fonction Push dans les préférences d’OmniFocus (via l’onglet Push de la section Afficher les détails… des préférences de synchronisation). Bien que les enregistrements Push ne contiennent pas d’informations propres à votre base de données, ils sont néanmoins échangés en dehors de votre serveur.

Pour vous aider à savoir si la synchronisation de type Push est adaptée à vos besoins, lisez cet article d’assistance.

Bien que nous ne soyons pas en mesure de proposer une assistance complète pour les serveurs tiers, nous sommes toutefois heureux de vous fournir quelques conseils.

L’exposition de fichiers et de dossiers de votre ordinateur sur Internet (même avec une protection par mot de passe) implique certains risques. Veillez à bien comprendre les risques encourus avant de configurer un serveur et assurez-vous que votre Mac est systématiquement mis à jour avec les correctifs de sécurité les plus récents. Si vous préférez ne pas héberger votre propre serveur, vous pouvez créer un compte Omni ou utiliser un autre hôte WebDAV standard compatible pour synchroniser OmniFocus.

Veuillez noter également que même si des services comme Dropbox conviennent parfaitement au partage de fichiers, ils ne peuvent toutefois pas prendre en charge correctement les données OmniFocus à des fins de synchronisation. L’utilisation de Dropbox pour stocker vos données OmniFocus comporte un risque de corruption de données. N’utilisez pas Dropbox comme moyen de synchronisation de vos données OmniFocus.

Fonctionnement de la synchronisation

Lorsque la synchronisation est activée sur OmniFocus, le serveur que vous désignez conserve une copie de votre base de données, afin qu’elle soit toujours disponible où que vous soyez. À chaque synchronisation suivante, OmniFocus compare votre base de données locale à celle du serveur et applique toutes les différences à la base de données du serveur (ou, inversement, applique les dernières modifications du serveur à votre appareil).

OmniFocus est configurée pour synchroniser automatiquement les données chaque fois que l’application est connectée à Internet. Lorsque la synchronisation est activée, OmniFocus envoie les nouvelles modifications au serveur de synchronisation après une minute, ou chaque fois que vous ouvrez ou fermez l’application. Si rien n’a changé sur l’appareil, OmniFocus communique au moins toutes les heures avec le serveur. Vos données OmniFocus sont ainsi toujours en sécurité et, surtout, à jour.

Si vous avez effectué des modifications que vous voulez voir immédiatement sur un autre appareil, vous pouvez effectuer une synchronisation manuelle (en sélectionnant Fichier > Synchroniser avec le serveur (Commande-S) ou en cliquant sur le bouton Synchroniser de la barre d’outils) avant de changer d’appareil. Vos dernières modifications sont alors envoyées au serveur de synchronisation de sorte que, lorsque vous démarrez OmniFocus sur l’autre appareil, il suffit de toucher Synchroniser ou de cliquer dessus pour que toutes vos modifications apparaissent sur ce système.

OmniFocus utilise une synchronisation activée par notifications Push pour vous garantir un fonctionnement encore plus fiable. Cette fonction signale à vos autres appareils équipés d’OmniFocus qu’ils doivent s’actualiser chaque fois que vous effectuez une modification ; la synchronisation manuelle est donc rarement nécessaire, voire jamais. Pour en savoir plus sur son fonctionnement, lisez cet article d’assistance.

Pour obtenir des options relatives à la synchronisation Push, choisissez Afficher les détails… dans l’onglet Synchronisation des préférences d’OmniFocus.

Cryptage

OmniFocus utilise le protocole HTTPS pour crypter vos données lorsqu’elles sont transmises à des serveurs de synchronisation qui le prennent en charge (comme c’est le cas d’Omni Sync Server). De plus, toutes les bases de données OmniFocus configurées pour une synchronisation avec des serveurs distants sont également automatiquement cryptées avant la transmission et restent cryptées sur le serveur.

Les versions d’OmniFocus disposant de la fonction de cryptage de bases de données comprennent également un nouveau format de base de données. Cela signifie que les bases de données des versions précédentes nécessiteront peut-être une migration pour garantir la compatibilité entre tous vos appareils équipés d’OmniFocus.

Après avoir mis un appareil à jour avec une version prenant en charge le cryptage, vous verrez s’afficher un message indiquant quels sont les autres appareils à mettre à jour pour pouvoir exécuter la migration.

Le cryptage est effectué par OmniFocus sur votre appareil Mac ou iOS au moment où les données sont transmises au serveur de synchronisation. Cela signifie que, quelle que soit la destination de synchronisation (Omni Sync Server ou un autre serveur WebDAV), la sécurité basée sur le cryptage des données est préservée. OmniFocus ne crypte pas activement les données stockées sur votre appareil local, mais laisse plutôt cette tâche à la fonction de cryptage système éventuellement en place sur votre appareil.

Des détails techniques concernant le système de cryptage d’OmniFocus sont disponibles dans cet article de forum.

Définition d’une phrase secrète de base de données séparée

Par défaut, OmniFocus utilise le mot de passe que vous avez choisi lors de la configuration de votre compte de synchronisation pour crypter votre base de données sur le serveur. Pour ajouter une couche de sécurité à votre système, vous pouvez utiliser une phrase secrète de cryptage séparée en choisissant Changer de phrase secrète dans l’onglet Cryptage de la section Afficher les détails des préférences de synchronisation.

Cette section des détails de synchronisation indique si votre base de données est cryptée avec votre mot de passe de synchronisation ou avec un mot de passe séparé. Lorsque vous cliquez sur Changer de phrase secrète, l’application vous invite à saisir votre phrase secrète actuelle (identique à votre mot de passe de synchronisation). Vous pouvez ensuite définir et confirmer une nouvelle phrase secrète qui sera utilisée pour crypter votre base de données sur le serveur.

Après avoir défini une nouvelle phrase secrète de cryptage, les réglages Cryptage indiquent que vos mots de passe de synchronisation et de cryptage sont différents. Vous pouvez à nouveau les unifier en cliquant sur Relier les mots de passe ou définir une nouvelle phrase secrète de cryptage via Changer de phrase secrète.

Si vous synchronisez vos données avec OmniFocus sur d’autres Mac ou appareils iOS, après avoir modifié votre phrase de cryptage, l’application vous invitera à saisir la nouvelle phrase secrète sur chacun de ces appareils avant de pouvoir recevoir des mises à jour du serveur.

Migration de votre base de données

Si vous effectuez une mise à jour à partir d’une version précédente d’OmniFocus, il se peut que l’application vous invite à faire migrer votre base de données vers un format capable de prendre en charge les fonctions de la version d’application la plus récente.

Si vous lancez pour la première fois une version d’OmniFocus compatible avec le nouveau format de base de données ou si vous choisissez Migrer la BDD... dans le menu Fichier, vous verrez apparaître la fenêtre Migration contenant la liste de tous les clients qui doivent encore être mis à jour avec la version la plus récente afin que la migration de base de données puisse fonctionner.

Si vous utilisez une version très ancienne d’OmniFocus sur un appareil qui synchronise ses données avec votre base de données actuelle, la migration de cette dernière vers le nouveau format de base de données ne sera peut-être pas possible. Si c’est le cas, une indication à ce sujet sera affichée dans une section séparée de la fenêtre Migration. L’application vous demandera de déconnecter tous les clients incompatibles (en choisissant Afficher les appareils et Supprimer l’enregistrement) avant d’effectuer la mise à jour.

Si vous préférez maintenir la compatibilité de la synchronisation avec une version très ancienne d’OmniFocus, vous pouvez toujours choisir de ne pas effectuer la mise à jour avec le nouveau format de base de données. Sachez toutefois que les nouvelles fonctions d’OmniFocus nécessitant le format actualisé ne seront pas disponibles sur les appareils qui synchronisent leurs données avec cette base de données.

Si tous vos appareils Mac et iOS sont équipés de versions d’OmniFocus compatibles avec le format de base de données le plus récent, la fenêtre Migration vous donnera le feu vert pour effectuer la transition vers le nouveau format amélioré. Vous pourrez alors tout simplement choisir Migrer la BDD ! OmniFocus synchronisera votre base de données dans le nouveau format sur tous vos appareils. Si vous choisissez Plus tard, l’application vous invitera à nouveau à effectuer la migration un jour plus tard (vous pouvez toujours utiliser la commande Migrer la BDD... pour effectuer la migration plus tôt si vous le souhaitez).

Au cas fort improbable où un problème survenait durant le processus de migration, OmniFocus effectue automatiquement une sauvegarde de votre base de données avant le changement de format, afin que vous puissiez la restaurer si nécessaire. Nous avons préparé des articles d’assistance décrivant plus en détail le processus de migration et de restauration de sauvegarde et vous pouvez toujours nous contacter si vous avez d'autres questions à poser.